GUÍA DE IMPLANTACIÓN EDI EANCOM EN GRAN CONSUMO

INVOIC 95.2

MENSAJE DE LA FACTURA

1. ESTATUS

2. DEFINICIÓN

3. PRINCIPIOS

4. ESTRUCTURA DEL MENSAJE

5. DIAGRAMA EN ARBOL

6. DESCRIPCION DE LOS SEGMENTOS

7. DISTRIBUCIÓN DE LOS SEGMENTOS

DETALLES DE LOS SEGMENTOS

EJEMPLO

 

  1. ESTATUS

 TIPO DE MENSAJE

: INVOIC

DIRECTORIO DE REFERENCIA

: D.93A

VERSIÓN DE SUBSET EANCOM

: 007

 

2. DEFINICIÓN

Mensaje que documenta la deuda contraída por la recepción de las mercancías o servicios suministrados bajo las condiciones acordadas entre el comprador y el vendedor. Sirve asimismo para la rectificación de la misma, si las hubiese.

 

3. PRINCIPIOS

Es obligatorio identificar el documento precedente en la transacción, generalmente albarán, así como el número de pedido, si existe, en el segmento RFF de cabecera.

El mensaje factura contiene todos los requisitos de identificación exigidos legalmente, tanto mercantiles como fiscales. Es obligatorio indicar la Razón Social y el Domicilio Social del emisor y receptor así como la Referencia del Registro Mercantil del emisor de la factura en el segmento SG02-NAD con los códigos SCO y BCO respectivamente. El Número de Identificación Fiscal (NIF) se especificará obligatoriamente en el segmento SG03-RFF . También es obligatorio indicar el Lugar de Emisión (Plaza) de la factura, especificado en el DE 3164 del segmento SG02-NAD, con el calificador SU o, si aparece, con el calificador II.

 

Tipos de documento que se pueden transmitir en este mensaje

Factura Proforma

Factura informativa sin carácter mercantil, anterior a la Factura Comercial, que sirve para:

- solicitar licencia de importación

- procesos aduaneros

También se utilizará como albarán valorado.

 

Factura Comercial

Mensaje que documenta una deuda donde deben incluirse todos los aspectos fiscales requeridos legalmente. La deuda se contrae debido a la venta de mercancía o servicios (Publicidad, cabeceras de góndola, etc.).

Para facturar servicios se deberá asignar un código EAN13 al servicio o a la unidad de facturación del servicio e indicar en el elemento de dato 7081 del segmento IMD de la línea de factura el código "S".

 

El Cargo y el Abono

Cuando es necesario regularizar la facturación debido a errores en los documentos, incorrección en la aplicación de condiciones comerciales, devolución de mercancía, aplicación de descuentos o bonificaciones otorgados con posterioridad a la facturación, y en general cualquier variación que afecte las circunstancias de la contraprestación se utiliza el Cargo o el Abono. El Cargo y el Abono son facturas rectificativas en menos o en más el importe de la contraprestación (que será siempre de signo positivo tanto para el Cargo como para el Abono). La razón del Cargo o del Abono se especifica en el segmento ALI de Cabecera de Mensaje.

 

La Factura Recapitulativa

La Factura recapitulativa permite documentar la deuda de más de una entrega. Para ello es obligatorio adjuntar con este mensaje una relación de las entregas realizadas (mensaje COACSU como Relación de Entregas) que se facturan recapitulativamente.

La facturación se detalla por referencia (por artículo), sumarizando las entregas netas de esa referencia que aparecen en cada albarán. Para una misma referencia se indicarán tantas líneas como precios unitarios distintos haya, asignando a cada línea el precio y cantidad total entregadas.

 

Autofactura

Factura comercial que genera y envía el cliente a su proveedor. A pesar de ello, el sentido fiscal es el mismo que el de cualquier factura y se considera emisor de la factura al proveedor y receptor al cliente.

 

Funciones de la Factura

El mensaje Factura permite especificar funciones especiales para indicar las siguientes situaciones (se especifica en el DE 1225 del segmento BGM):

 

Duplicado (código 7):

Indica que el mensaje es una repetición, enviada entre los mismos interlocutores que el original. Esta funcionalidad se utiliza en el ámbito de factura telemática (SIFMT) en caso de pérdida del original y cuando el emisor deba corregir una factura por errores en formato o en datos obligatorios que no afectan a importes. Para mayores detalles acudir al manual del SIFMT de AECOC.

 

Copia (código 31):

Indica que el mensaje es una copia (no es el original). Puede utilizarse para enviar a un tercer interlocutor con propósitos informativos.

 

Sustitutiva (código 5):

Este código podrá usarse en el caso de anulación de facturas. En este caso, la nueva factura anulará la anterior con referencia en el segmento RFF.

 

Transmisión adicional (código 43):

Se usará para indicar que el mensaje Factura EDI sólo se envía como complemento al papel, no siendo válida a nivel legal ya que el original papel ha sido enviado por medios alternativos (por ejemplo, por correo).

 

 

Condiciones Económicas.

Las condiciones económicas de la transacción aparecen recogidas a cuatro niveles:

El Precio Bruto Unitario identifica el Precio de Tarifa de un artículo por unidad de facturación, es decir, el monto unitario sobre el que se aplican los descuentos. Por defecto, para productos de peso fijo la unidad de facturación será la Unidad de Consumo definida en la Ficha de Producto. En caso de productos de medida variable será la unidad de medida que se haya definido en dicho documento.

El Importe Neto por Línea de Artículo es el resultado de restar los descuentos aplicados directamente al artículo de la multiplicación del Precio Bruto Unitario (Precio de Tarifa) por número de unidades. Es decir, el importe total por línea de artículo una vez deducidos los descuentos aplicados, siempre antes de impuestos. El Importe Neto por Línea de Artículo debe ser siempre de signo positivo (incluido el cero).

(Importe Neto por Línea de Artículo = Precio Bruto Unitario x Cant. Facturada - Descuentos)

La Base Imponible Total es el resultado de aplicar los descuentos o cargos globales del mensaje al Total de Importes Netos por Artículo. En el caso del IVA, coincidirá con el sumatorio de las Bases Imponibles por tasa de impuesto.

(Base Imponible Total = Suma de Importes Netos por Línea de Artículo + Cargos - Descuentos)

 

 

El Importe a Pagar en la factura es el resultado de aplicar los distintos impuestos a la Base Imponible Total.

(Importe a Pagar = Base Imponible Total + Impuestos Totales)

 

Rectificación de facturas

En el caso de producirse desacuerdos entre cliente y proveedor debidos a variación de la contraprestación (diferencias de precio), devolución de mercancía u operaciones sin efecto, se deberá rectificar enviando Cargo o Abono, en el que se hagan constar los datos que identifiquen la factura inicial y la rectificación efectuada. El envío del cargo por parte del receptor de la factura o el envío del abono por parte del emisor de la factura se acordará entre los interlocutores comerciales. Un cargo no tiene validez legal y se debe entender como una Petición de Abono. El emisor de la factura debe enviar el abono correspondiente.

Sólamente en el caso que existan errores en el formato (que impiden el procesado de la factura) o errores en los datos obligatorios que no afecten a los importes se enviará una nueva factura, indicando el código 7 - Duplicado en el segmento BGM y con el mismo número de referencia de factura. Para mayores detalles acudir al manual del SIFMT de AECOC.

En el caso que se desee anular una factura y sustiruirla por otra, se enviará la nueva factura indicando el código 5 - Sustitutiva. En este caso, la nueva factura anulará la anterior cuyo número de factura se debe especificar en el segmento RFF.

 

Descuentos y promociones al canal.

El mensaje INVOIC permite diferenciar dos tipos de descuentos:

 

a.

Por línea: Los relacionados directamente con un determinado artículo, sobre el que se aplican. Estos descuentos se indicarán en Grupo de Segmentos 35.

b.

Por global factura: Los que se aplican de forma global a toda la factura, apliquen o no a los artículos. Estos descuentos se indicarán en el Grupo de Segmentos 14. Por ejemplo descuentos por pronto pago.

 

El Precio Bruto Unitario y los Descuentos por Línea codificados sólo se deberán indicar si existe acuerdo previo entre los interlocutores comerciales. Notar que es OBLIGATORIO indicar el Importe Neto por Línea de Artículo y que el Precio Bruto de Artículo y los descuentos codificados son CONDICIONALES.

 

Mercancías sin cargo. Bonificaciones.

Las bonificaciones se indicarán en la misma línea de artículo en el caso de bonificaciones del mismo producto. Sólo en el caso de bonificaciones con otros productos distintos a los que se están bonificando (bonificación de artículo de Referencia 8412345000012 por cada compra de 10 artículos de referencia 8412345000020) se indicarán dos líneas de artículo, una con los productos con cargo y otra con los productos sin cargo (importe cero).

 

7. DISTRIBUCIÓN DE LOS SEGMENTOS

 

Este apartado describe cada uno de los segmentos empleados en el mensaje. Los segmentos están descritos sobre el estándar EDIFACT.

Notas:

 

1.

Los segmentos se presentan según su orden de aparición en el mensaje. El segmento o grupo de siglas del segmento va seguido por la (M)Obligatorio / (C)Condicional, el número máximo de apariciones y la descripción del segmento.

 

2.

Leyendo de izquierda a derecha, en la primera columna aparecen los nombres del elemento de datos y su descripción, seguido por la segunda columna donde aparece el estado (M o C) de EDIFACT y el formato del campo de los elementos de datos. Las dos primeras columnas de información constituyen la descripción original de los segmentos EDIFACT.

 

A continuación de la información EDIFACT, la tercera y cuarta columna proporcionan información específica del estándar EDI EANCOM. En la tercera columna aparece un Indicador de Estatus para el uso de los elementos de datos (C)Condicional EDIFACT y en la cuarta columna aparecen anotaciones y valores de códigos utilizados para elementos de datos específicos en el mensaje.

 

2.1

Los elementos de datos (M)obligatorio en los segmentos EDIFACT mantienen su estatus en el estándar EDI EANCOM.

 

2.2

Además, existen tres tipos de estados para elementos de datos con un estado (C)condicional EDIFACT, tanto para datos de elementos simples y compuestos. Seguidamente aparece un listado de dichos estados con sus abreviaciones para poder identificarlos:

 

 

- MANDATORIO

M

Indica que la información es necesaria y debe ser enviada.

 

- CONDICIONAL

C

Indica que la información es opcional y puede ser enviada a discreción del usuario.

 

- NO UTILIZADA

N

Indica que la información no es utilizada y debe ser suprimida.

 

 

2.3

Si un elemento de datos compuesto está marcado con N, NO UTILIZADO, todos los elementos de datos simples de ese compuesto tendrán asignados los indicadores de estado en blanco.

 

3.

Los valores de códigos que no están definidos en el Directorio d.96A de EDIFACT, están marcados con un signo más (+). Los identificadores de códigos no definidos por EDIFACT terminan con la letra "A" (xxA o xA). Estos códigos han sido solicitados a EDIFACT para su inclusión en el Directorio de códigos UN/EDIFACT.

 

 

DETALLES DE LOS SEGMENTOS

 

EJEMPLOS

 

EJEMPLO 1: Factura Comercial

El siguiente es un ejemplo de mensaje de Factura enviado por un proveedor

EMPRESA A SA

C/ARENAS, 14

03100 JIJONA (ALICANTE)

Registro Mercantil ALICANTE 29/1/45, TOMO 4.345, G.1.645

Número de Registro de IVA (NIF): A03123456

Identificado con el Punto Operacional EAN 8412345000003

 

a un comprador

EMPRESA B SA

C/ESCORIAL, 56

41007 SEVILLA

Número de Registro de IVA (NIF): A41654321

Identificado con Punto Operacional EAN 8454321000003

El punto de entrega de la mercancía se identifica por el Punto Operacional EAN 8454321000119

La Factura Comercial con Referencia IN432097 es enviada el 8 de Marzo de 1994. Factura de las mercancías de acuerdo con el Pedido con referencia ORD9523 y el Albarán con referencia ALB333.

Además, existe un descuento por pronto pago de un 3% sobre el total de la factura.

La Factura Consiste de dos Líneas Artículo. El primer artículo está identificado con el Número de Artículo EAN 8412345111112. Se están facturando 40 unidades a un precio bruto por unidad de 60 ptas. Existe un descuento del 10% en el precio bruto por unidad y se aplica una tasa de IVA del 16%. El precio neto de la línea de artículo es de 2160 ptas.

El segundo artículo está identificado con el Número de Artículo EAN 8412345222221. Se entregaron 5 unidades a un precio neto por unidad por kilogramo de 200 ptas. El peso total de las 5 unidades es de 12.65 kgs, por un precio de línea de artículo de 2530 ptas. Se aplica una tasa de IVA del 16%.

La Factura proporciona totales de importes del mensaje y subtotales de impuestos para las dos líneas de artículo de la siguiente manera (los importes están expresados ya redondeados):

 

Importe Neto Total de Factura:

4.690

ptas (MOA código 79)

Total de Minoraciones del Importe Bruto:

141

ptas (MOA código 260)

Base Imponible Total:

4.549

ptas (MOA código 125)

Importe Total de Impuestos:

728

ptas (MOA código 176)

Total a Pagar:

5.277

ptas (MOA código 139)

 

Mensaje INVOIC 95.2

UNH+ME000001+INVOIC:D:93A:UN:EAN007'

BGM+380+IN432097'

DTM+137:19940308:102'

RFF+ON:ORD9523'

RFF+DQ:ALB333'

NAD+BCO+++EMPRESA B SA+ESCORIAL, 56+SEVILLA++41007'

RFF+VA:A41654321’

NAD+SCO+++EMPRESA A SA::R.M. ALICANTE 29/1/45, TOMO

4.345,:G.1.645+C/ARENAS, 14+JIJONA, ALICANTE++03100'

RFF+VA:A03123456'

NAD+BY+8454321000003::9'

NAD+SU+8412345000003::9++++JIJONA'

NAD+DP+8454321000119::9'

ALC+A+++1+EAB'

PCD+1:3'

MOA+8:141’

LIN+1++8412345111112:EN'

QTY+47:40'

MOA+66:2160'

PRI+AAB:60'

TAX+7+VAT+++:::16'

MOA+124:345.6'

ALC+A'

PCD+1:10'

MOA+204:240’

LIN+2++8412345222221:EN'

QTY+46:5:PCE’

QTY+47:12.65:KGM'

MOA+66:2530'

PRI+AAA:200::::KGM'

TAX+7+VAT+++:::16'

MOA+124:404.8'

UNS+S'

CNT+2:2'

MOA+79:4690'

MOA+260:141'

MOA+125:4549'

MOA+176:728'

MOA+139:5277’

TAX+7+VAT+++:::16'

MOA+176:728'

MOA+125:4549’

UNT+42+ME000001'

 

EJEMPLO 2: Abono

El siguiente es un ejemplo de mensaje de Factura utilizado como abono enviado por un proveedor

EMPRESA A SA

C/ARENAS, 14

03100 JIJONA (ALICANTE)

Registro Mercantil ALICANTE 29/1/45, TOMO 4.345, G.1.645

Número de Registro de IVA (NIF): A03123456

Identificado con el Punto Operacional EAN 8412345000003

 

a un comprador

EMPRESA B SA

C/ESCORIAL, 56

41007 SEVILLA

Número de Registro de IVA (NIF): A41654321

Identificado con Punto Operacional EAN 8454321000003

El abono con referenncia AB0001 es por devolución de mercancía y es enviado el 8 de Abril de 1994. La Factura Comercial de referencia es la IN432097 que fue enviada el 8 de Marzo de 1994 y el Albarán de referencia es el ALB333.

Este documento abona el importe facturado debido a la devolución de 10 unidades del artículo identificado con el Número de Artículo EAN 8412345111112. Se habían facturando 40 unidades a un precio bruto por unidad de 60 ptas. con un descuento del 10% en el precio bruto por unidad y se había aplicado una tasa de IVA del 16%. El importe neto del abono de las 10 unidades es de 540 ptas.

También se había aplicado un 3% de descuento por pronto pago.

El abono proporciona totales de importes del mensaje y subtotales de impuestos para las dos líneas de artículo de la siguiente manera (importes ya redondeados):

 

Importe Neto Total del abono:

540

ptas (MOA código 79)

Total de cargos y descuentos:

16

ptas (MOA código 260)

Base Imponible:

524

ptas (MOA código 125)

Total Impuestos:

84

ptas (MOA código 176)

Total a Pagar (abonar):

608

ptas (MOA código 139)

 

Mensaje INVOIC 95.2

 UNH+ME000002+INVOIC:D:93A:UN:EAN007'

BGM+381+AB0001'

DTM+137:19940408:102'

ALI+++1A'

RFF+IV:IN432097'

RFF+DQ:ALB333'

NAD+BCO+++EMPRESA B SA+ESCORIAL, 56+SEVILLA++41007'

RFF+VA:A41654321’

NAD+SCO+++EMPRESA A SA::R.M. ALICANTE 29/1/45, TOMO

4.345,:G.1.645+C/ARENAS, 14+JIJONA, ALICANTE++03100'

RFF+VA:A03123456'

NAD+BY+8454321000003::9'

NAD+SU+8412345000003::9++++JIJONA'

NAD+DP+8454321000119::9'

ALC+A+++1+EAB'

PCD+1:3'

MOA+8:16’

LIN+1++8412345111112:EN'

QTY+47:10'

MOA+66:540'

PRI+AAB:60'

TAX+7+VAT+++:::16'

MOA+124:88'

ALC+A'

PCD+1:10'

MOA+204:60’

UNS+S'

CNT+2:1'

MOA+79:540'

MOA+260:16'

MOA+125:524'

MOA+176:84'

MOA+139:608'

TAX+7+VAT+++:::16'

MOA+176:84'

MOA+125:524’

UNT+36+ME000002'

 

 EJEMPLO 3: Descuentos

Supongamos que facturamos 9 artículos de referencia 8412345111112. El precio bruto del artículo es de 600 pesetas y se le aplica un IVA del 16%.

Si se aplican tres descuentos en paralelo: del 3%, del 1% y una bonificación del tres por dos, la línea de factura quedaría:

El precio neto sería: 600 (precio bruto) - 200 (bonificación 3 x 2) - 600*3% - 600*1% = 376 ptas.

Importe Neto por Línea = 376 (precio neto) * 9 (número total de artículos) = 3.384 ptas.

 

...

LIN+1++8412345111112:EN'

QTY+47:9'

QTY+15E:3’

MOA+66:3384'

PRI+AAB:600'

TAX+7+VAT+++:::16'

MOA+124:541.44'

ALC+A+++1'

PCD+1:3'

MOA+8:162’

ALC+A+++1'

PCD+1:1'

MOA+8:54’

ALC+A+++1'

QTY+1:3'

...

 

Si se aplican los mismos descuentos en cascada: una bonificación del tres por dos y descuentos del 3% y del 1% aplicados en este orden, la línea de factura quedaría:

 

El precio neto sería:

600 (precio bruto) - 200 (bonificación 3 x 2) = 400

 

400 - 400 * 3% = 388

 

388 - 388 * 1% = 384,12 ptas. (precio neto)

 

Importe Neto por Línea = 384,12 (precio neto) * 9 (número total de artículos) = 3.457,08 ptas.

 

...

LIN+1++8412345111112:EN'

QTY+47:9'

QTY+15E:3’

MOA+66:3457.08'

PRI+AAB:600'

TAX+7+VAT+++:::16'

MOA+124:553.14'

ALC+A+++1'

QTY+1:3'

ALC+A+++2'

PCD+1:3'

MOA+8:108’

ALC+A+++3'

PCD+1:1'

MOA+8:35.92’

...

 

 

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