GUÍA DE IMPLANTACIÓN EDI EANCOM - MANUAL TECNICO MULTISECTORIAL
MENSAJE FACTURA
1.
ESTATUS2.
DEFINICIÓN3.
PRINCIPIOS4.
ESTRUCTURA DEL MENSAJE5.
DIAGRAMA EN ARBOL6.
DESCRIPCION DE LOS SEGMENTOS7.
DETALLES DE LOS SEGMENTOS
TIPO DE MENSAJE |
: INVOIC |
DIRECTORIO DE REFERENCIA |
: D.96A |
VERSIÓN DE SUBSET EANCOM |
: 008 |
Mensaje que documenta la deuda contraída por la recepción de las mercancías o servicios suministrados bajo las condiciones acordadas entre el comprador y el vendedor. Sirve asimismo para la rectificación de la misma, si las hubiese.
Es obligatorio identificar el documento precedente en la transacción, generalmente albarán, así como el número de pedido, si existe, en el segmento RFF de cabecera.
El mensaje factura contiene todos los requisitos de identificación exigidos legalmente, tanto mercantiles como fiscales. Es obligatorio indicar la Razón Social y el Domicilio Social del emisor y receptor así como la Referencia del Registro Mercantil del emisor de la factura en el segmento SG02-NAD con los códigos SCO y BCO respectivamente. El Número de Identificación Fiscal (NIF) se especificará obligatoriamente en el segmento SG03-RFF . También es obligatorio indicar el Lugar de Emisión (Plaza) de la factura, especificado en el DE 3164 del segmento SG02-NAD, con el calificador SU o, si aparece, con el calificador II.
Tipos de documento que se pueden transmitir en este mensaje
Factura Proforma
Factura informativa sin carácter mercantil, anterior a la Factura Comercial, que sirve para:
Factura Comercial
Mensaje que documenta una deuda donde deben incluirse todos los aspectos fiscales requeridos legalmente. La deuda se contrae debido a la venta de mercancía o servicios (Publicidad, cabeceras de góndola, etc.).
Para facturar servicios se deberá asignar un código EAN13 al servicio o a la unidad de facturación del servicio e indicar en el elemento de dato 7081 del segmento IMD de la línea de factura el código "S".
El Cargo y el Abono
Cuando es necesario regularizar la facturación debido a errores en los documentos, incorrección en la aplicación de condiciones comerciales, devolución de mercancía, aplicación de descuentos o bonificaciones otorgados con posterioridad a la facturación, y en general cualquier variación que afecte las circunstancias de la contraprestación se utiliza el Cargo o el Abono. El Cargo y el Abono son facturas rectificativas en menos o en más el importe de la contraprestación (que será siempre de signo positivo tanto para el Cargo como para el Abono). La razón del Cargo o del Abono se especifica en el segmento ALI de Cabecera de Mensaje.
La Factura Recapitulativa
La Factura recapitulativa permite documentar la deuda de más de una entrega. Para ello es obligatorio adjuntar con este mensaje una relación de las entregas realizadas (mensaje COACSU como Relación de Entregas) que se facturan recapitulativamente.
La facturación se detalla por referencia (por artículo), sumarizando las entregas netas de esa referencia que aparecen en cada albarán. Para una misma referencia se indicarán tantas líneas como precios unitarios distintos haya, asignando a cada línea el precio y cantidad total entregadas.
Autofactura
Factura comercial que genera y envía el cliente a su proveedor. A pesar de ello, el sentido fiscal es el mismo que el de cualquier factura y se considera emisor de la factura al proveedor y receptor al cliente.
Funciones de la Factura
El mensaje Factura permite especificar funciones especiales para indicar las siguientes situaciones (se especifica en el DE 1225 del segmento BGM):
Duplicado (código 7): |
Indica que el mensaje es una repetición, enviada entre los mismos interlocutores que el original. Esta funcionalidad se utiliza en el ámbito de factura telemática (SIFMT) en caso de pérdida del original y cuando el emisor deba corregir una factura por errores en formato o en datos obligatorios que no afectan a importes. Para mayores detalles acudir al manual del SIFMT de AECOC. |
Copia (código 31): |
Indica que el mensaje es una copia (no es el original). Puede utilizarse para enviar a un tercer interlocutor con propósitos informativos. |
Sustitutiva (código 5): |
Este código podrá usarse en el caso de anulación de facturas. En este caso, la nueva factura anulará la anterior con referencia en el segmento RFF. |
Transmisión adicional (código 43): |
Se usará para indicar que el mensaje Factura EDI sólo se envía como complemento al papel, no siendo legalmente válida, ya que el original papel ha sido enviado por medios alternativos (por ejemplo, por correo). |
Condiciones Económicas.
Las condiciones económicas de la transacción aparecen recogidas a cuatro niveles:
El Precio Bruto Unitario identifica el Precio de Tarifa de un artículo por unidad de facturación, es decir, el monto unitario sobre el que se aplican los descuentos. Por defecto, para productos de peso fijo la unidad de facturación será la Unidad de Consumo definida en la Ficha de Producto. En caso de productos de medida variable será la unidad de medida que se haya definido en dicho documento.
El Importe Neto por Línea de Artículo es el resultado de restar los descuentos aplicados directamente al artículo de la multiplicación del Precio Bruto Unitario (Precio de Tarifa) por número de unidades. Es decir, el importe total por línea de artículo una vez deducidos los descuentos aplicados, siempre antes de impuestos. El Importe Neto por Línea de Artículo debe ser siempre de signo positivo (incluido el cero).
(Importe Neto por Línea de Artículo = Precio Bruto Unitario x Cant. Facturada - Descuentos)
La Base Imponible Total es el resultado de aplicar los descuentos o cargos globales del mensaje al Total de Importes Netos por Artículo. En el caso del IVA, coincidirá con el sumatorio de las Bases Imponibles por tasa de impuesto.
(Base Imponible Total = Suma de Importes Netos por Línea de Artículo + Cargos - Descuentos)
El Importe a Pagar en la factura es el resultado de aplicar los distintos impuestos a la Base Imponible Total.
(Importe a Pagar = Base Imponible Total + Impuestos Totales)
Rectificación de facturas
En el caso de producirse desacuerdos entre cliente y proveedor debidos a variación de la contraprestación (diferencias de precio), devolución de mercancía u operaciones sin efecto, se deberá rectificar enviando Cargo o Abono, en el que se hagan constar los datos que identifiquen la factura inicial y la rectificación efectuada. El envío del cargo por parte del receptor de la factura o el envío del abono por parte del emisor de la factura se acordará entre los interlocutores comerciales. Un cargo no tiene validez legal y se debe entender como una Petición de Abono. El emisor de la factura debe enviar el abono correspondiente.
Solamente en el caso que existan errores en el formato (que impiden el procesado de la factura) o errores en los datos obligatorios que no afecten a los importes se enviará una nueva factura, indicando el código 7 - Duplicado en el segmento BGM y con el mismo número de referencia de factura. Para mayores detalles acudir al manual del SIFMT de AECOC.
En el caso que se desee anular una factura y sustiruirla por otra, se enviará la nueva factura indicando el código 5 - Sustitutiva. En este caso, la nueva factura anulará la anterior cuyo número de factura se debe especificar en el segmento RFF.
Descuentos y promociones al canal.
El mensaje INVOIC permite diferenciar dos tipos de descuentos:
a. Por línea: Los relacionados directamente con un determinado artículo, sobre el que se aplican. Estos descuentos se indicarán en Grupo de Segmentos 35.
b. Por global factura: Los que se aplican de forma global a toda la factura, apliquen o no a los artículos. Estos descuentos se indicarán en el Grupo de Segmentos 14. Por ejemplo descuentos por pronto pago.
El Precio Bruto Unitario y los Descuentos por Línea codificados sólo se deberán indicar si existe acuerdo previo entre los interlocutores comerciales. Notar que es OBLIGATORIO indicar el Importe Neto por Línea de Artículo y que el Precio Bruto de Artículo y los descuentos codificados son CONDICIONALES.
Mercancías sin cargo. Bonificaciones.
Cómo operar en el mensaje INVOIC AE01 con las bonificaciones y regalos:
...
SG22 LIN A
QTY+47:12' . Cantidad facturada (con cargo + sin cargo) = 12
QTY+15E:2' . Cantidad sin cargo = 2
...
SG35 ALC
SG36 QTY+1:2' . Opcionalmente, a título informativo: Bonificación en cantidad:
... Cantidad de unidades que se descuentan por línea = 2
2) Caso 2: Se facturan 10 artículos A con cargo y se bonifican con 2 artículos B sin cargo
...
SG22 LIN A
QTY+47:12' . Cantidad facturada (con cargo + sin cargo) = 12
...
SG22 LIN B
QTY+15E:2' . Cantidad sin cargo = 2
MOA+66:0' . Importe Neto por Línea = 0 Pta.
PRI+AAA:0' . Precio neto unitario = 0 Pta.
...
3) Caso 3: Se regalan 2 artículos A sin estar relacionados con la compra de cierta cantidad de ningún artículo (ni del mismo ni de distinto tipo). Es un caso particular del caso 1.
...
SG22 LIN A
QTY+47: 2' . Cantidad facturada (con cargos + sin cargo) = 2
QTY+15E:2' . Cantidad sin cargo = 2
...
SG35 ALC
SG36 QTY+1:2' . Opcionalmente, a título informativo: Bonificación en cantidad:
... Cantidad de unidades que se descuentan por línea=2
El artículo A puede ser una unidad de consumo como las que factura con cargo habitualmente, o bien puede ser material promocional (gorras, camisetas, bolígrafos,...). En este último caso se puede indicar esta naturaleza con un código en el segmento IMD, elemento de datos 7081, código "88 = oferta promocional (mercancía y servicios)".
Indicaciones para la inclusión del punto verde en la factura
(según Modificación a la Ley 11/1997 a través de la Ley de Acompañamiento Presupuestos de 1999)
Dependiendo de la decisión tomada por los envasadores a la hora de tratar el punto verde, la información transmitida en el mensaje EDI INVOIC se presentará como sigue:
En cada línea de factura se indicará el importe del punto verde por línea, para ello se utilizarán los siguientes calificadores:
SG35 ALC: DE 7161= VEJ
SG38 MOA: DE 5025 = 23
Además, obligatoriamente y a titulo meramente informativo, se indicará el importe global del punto verde a pie de factura con los siguientes calificadores:
SG47 TAX: DE 5153 = ENV
MOA: DE 5025 = 176
Por línea no se detallará el punto verde.
A pie de factura, obligatoriamente y a título meramente informativo, se indicará el importe global del punto verde utilizando los siguientes calificadores:
SG47 TAX: DE 5153 = ENV
MOA : DE 5025 = 176
NOTA: En el segmento TAX de la Guía de Implantación del mensaje factura INVOIC el elemento de datos 5278, Tasa de Impuesto, se debe considerar Condicional en lugar de Mandatorio.
El canon del Punto Verde que se indica en el segmento TAX a título informativo, es un importe y por tanto no debe indicarse porcentaje alguno en el Elemento de Datos 5278.
TAX : DE 5278 C (condicional)
EJEMPLO 1: Factura Comercial
El siguiente es un ejemplo de mensaje de Factura enviado por un proveedor.
EMPRESA A SA
C/ARENAS, 14
03100 JIJONA (ALICANTE)
Registro Mercantil ALICANTE 29/1/45, TOMO 4.345, G.1.645
Número de Registro de IVA (NIF): A03123456
Identificado con el Punto Operacional EAN 8412345000003
A un comprador:
EMPRESA B SA
C/ESCORIAL, 56
41007 SEVILLA
Número de Registro de IVA (NIF): A41654321
Identificado con Punto Operacional EAN 8454321000003
El punto de entrega de la mercancía se identifica por el Punto Operacional EAN 8454321000119
La Factura Comercial con Referencia IN432097 es enviada el 8 de Marzo de 1994. Factura de las mercancías de acuerdo con el Pedido con referencia ORD9523 y el Albarán con referencia ALB333.
Además, existe un descuento por pronto pago de un 3% sobre el total de la factura.
La Factura Consiste de dos Líneas Artículo. El primer artículo está identificado con el Número de Artículo EAN 8412345111112. Se están facturando 40 unidades a un precio bruto por unidad de 60 pta. Existe un descuento del 10% en el precio bruto por unidad y se aplica una tasa de IVA del 16%. El precio neto de la línea de artículo es de 2160 pta.
El segundo artículo está identificado con el Número de Artículo EAN 8412345222221. Se entregaron 5 unidades a un precio neto por unidad por kilogramo de 200 pta. El peso total de las 5 unidades es de 12.65 kg, por un precio de línea de artículo de 2530 pta. Se aplica una tasa de IVA del 16%.
La Factura proporciona totales de importes del mensaje y subtotales de impuestos para las dos líneas de artículo de la siguiente manera (los importes están expresados ya redondeados):
Importe Neto Total de Factura: |
4.690 pta. |
(MOA código 79) |
Total de Minoraciones del Importe Bruto: |
141 pta. |
(MOA código 260) |
Base Imponible Total: |
4.549 pta. |
(MOA código 125) |
Importe Total de Impuestos: |
728 pta. |
(MOA código 176) |
Total a Pagar: |
5.277 pta. |
(MOA código 139) |
UNH+ME000001+INVOIC:D:93A:UN:EAN007'
BGM+380+IN432097'
DTM+137:19940308:102'
RFF+ON:ORD9523'
RFF+DQ:ALB333'
NAD+MR+8454321000003::9'
NAD+MS+8412345000003::9'
NAD+BCO+++EMPRESA B SA+ESCORIAL, 56+SEVILLA++41007'
RFF+VA:A41654321’
NAD+SCO+++EMPRESA A SA::R.M. ALICANTE 29/1/45, TOMO
4.345,:G.1.645+C/ARENAS, 14+JIJONA, ALICANTE++03100'
RFF+VA:A03123456'
NAD+BY+8454321000003::9'
NAD+SU+8412345000003::9++++JIJONA'
NAD+DP+8454321000119::9'
ALC+A+++1+EAB'
PCD+1:3'
MOA+8:141’
LIN+1++8412345111112:EN'
QTY+47:40'
MOA+66:2160'
PRI+AAB:60'
TAX+7+VAT+++:::16'
MOA+124:345.6'
ALC+A'
PCD+1:10'
MOA+204:240’
LIN+2++8412345222221:EN'
QTY+46:5:PCE’
QTY+47:12.65:KGM'
MOA+66:2530'
PRI+AAA:200::::KGM'
TAX+7+VAT+++:::16'
MOA+124:404.8'
UNS+S'
CNT+2:2'
MOA+79:4690'
MOA+260:141'
MOA+125:4549'
MOA+176:728'
MOA+139:5277’
TAX+7+VAT+++:::16'
MOA+176:728'
MOA+125:4549’
UNT+42+ME000001'
EJEMPLO 2: Abono
El siguiente es un ejemplo de mensaje de Factura utilizado como abono enviado por un proveedor
EMPRESA A SA
C/ARENAS, 14
03100 JIJONA (ALICANTE)
Registro Mercantil ALICANTE 29/1/45, TOMO 4.345, G.1.645
Número de Registro de IVA (NIF): A03123456
Identificado con el Punto Operacional EAN 8412345000003
a un comprador
EMPRESA B SA
C/ESCORIAL, 56
41007 SEVILLA
Número de Registro de IVA (NIF): A41654321
Identificado con Punto Operacional EAN 8454321000003
El abono con referencia AB0001 es por devolución de mercancía y es enviado el 8 de Abril de 1994. La Factura Comercial de referencia es la IN432097 que fue enviada el 8 de Marzo de 1994 y el Albarán de referencia es el ALB333.
Este documento abona el importe facturado debido a la devolución de 10 unidades del artículo identificado con el Número de Artículo EAN 8412345111112. Se habían facturando 40 unidades a un precio bruto por unidad de 60 pta. con un descuento del 10% en el precio bruto por unidad y se había aplicado una tasa de IVA del 16%. El importe neto del abono de las 10 unidades es de 540 pta.
También se había aplicado un 3% de descuento por pronto pago.
El abono proporciona totales de importes del mensaje y subtotales de impuestos para las dos líneas de artículo de la siguiente manera (importes ya redondeados):
Importe Neto Total del abono: |
540 pta. |
(MOA código 79) |
Total de cargos y descuentos: |
16 pta. |
(MOA código 260) |
Base Imponible: |
524 pta. |
(MOA código 125) |
Total Impuestos: |
84 pta. |
(MOA código 176) |
Total a Pagar (abonar): |
608 pta. |
(MOA código 139) |
UNH+ME000002+INVOIC:D:93A:UN:EAN007'
BGM+381+AB0001'
DTM+137:19940408:102'
ALI+++1A'
RFF+IV:IN432097'
RFF+DQ:ALB333'
NAD+BCO+++EMPRESA B SA+ESCORIAL, 56+SEVILLA++41007'
RFF+VA:A41654321’
NAD+SCO+++EMPRESA A SA::R.M. ALICANTE 29/1/45, TOMO
4.345,:G.1.645+C/ARENAS, 14+JIJONA, ALICANTE++03100'
RFF+VA:A03123456'
NAD+MR+8454321000003::9'
NAD+MS+8412345000003::9'
NAD+BY+8454321000003::9'
NAD+SU+8412345000003::9++++JIJONA'
NAD+DP+8454321000119::9'
ALC+A+++1+EAB'
PCD+1:3'
MOA+8:16’
LIN+1++8412345111112:EN'
QTY+47:10'
MOA+66:540'
PRI+AAB:60'
TAX+7+VAT+++:::16'
MOA+124:88'
ALC+A'
PCD+1:10'
MOA+204:60’
UNS+S'
CNT+2:1'
MOA+79:540'
MOA+260:16'
MOA+125:524'
MOA+176:84'
MOA+139:608'
TAX+7+VAT+++:::16'
MOA+176:84'
MOA+125:524’
UNT+36+ME000002'
EJEMPLO 3: Descuentos
Supongamos que facturamos 9 artículos de referencia 8412345111112. El precio bruto del artículo es de 600 pesetas y se le aplica un IVA del 16%.
Si se aplican tres descuentos en paralelo: del 3%, del 1% y una bonificación del tres por dos, la línea de factura quedaría:
El precio neto sería: 600 (precio bruto) - 200 (bonificación 3 x 2) - 600*3% - 600*1% = 376 pta.
Importe Neto por Línea = 376 (precio neto) * 9 (número total de artículos) = 3.384 pta.
...
LIN+1++8412345111112:EN'
QTY+47:9'
QTY+15E:3’
MOA+66:3384'
PRI+AAB:600'
TAX+7+VAT+++:::16'
MOA+124:541.44'
ALC+A+++1'
PCD+1:3'
MOA+8:162’
ALC+A+++1'
PCD+1:1'
MOA+8:54’
ALC+A+++1'
QTY+1:3'
Si se aplican los mismos descuentos en cascada: una bonificación del tres por dos y descuentos del 3% y del 1% aplicados en este orden, la línea de factura quedaría:
El precio neto sería: |
600 (precio bruto) - 200 (bonificación 3 x 2) = 400 |
400 - 400 * 3% = 388 |
|
388 - 388 * 1% = 384,12 pta. (precio neto) |
Importe Neto por Línea = 384,12 (precio neto) * 9 (número total de artículos) = 3.457,08 pta.
LIN+1++8412345111112:EN'
QTY+47:9'
QTY+15E:3’
MOA+66:3457.08'
PRI+AAB:600'
TAX+7+VAT+++:::16'
MOA+124:553.14'
ALC+A+++1'
QTY+1:3'
ALC+A+++2'
PCD+1:3'
MOA+8:108’
ALC+A+++3'
PCD+1:1'
MOA+8:35.92’
EJEMPLO 4: Factura Comercial con Punto Verde separado por línea
El siguiente es un ejemplo de mensaje de Factura enviado por un proveedor
EMPRESA A SA
C/ARENAS, 14
03100 JIJONA (ALICANTE)
Registro Mercantil ALICANTE 29/1/45, TOMO 4.345, G.1.645
Número de Registro de IVA (NIF): A03123456
Identificado con el Punto Operacional EAN 8412345000003
a un comprador
EMPRESA B SA
C/ESCORIAL, 56
41007 SEVILLA
Número de Registro de IVA (NIF): A41654321
Identificado con Punto Operacional EAN 8454321000003
El punto de entrega de la mercancía se identifica por el Punto Operacional EAN 8454321000119
La Factura Comercial con Referencia IN432097 es enviada el 8 de Marzo de 1994. Factura de las mercancías de acuerdo con el Pedido con referencia ORD9523 y el Albarán con referencia ALB333.
La Factura Consiste de dos Líneas Artículo. El primer artículo está identificado con el Número de Artículo EAN 8412345111112. Se están facturando 40 unidades a un precio bruto por unidad de 60 pta. Existe un descuento del 10% en el precio bruto por unidad y se aplica una tasa de IVA del 16%. El precio neto de la línea de artículo es de 2160 pta.
El segundo artículo está identificado con el Número de Artículo EAN 8412345222221. Se entregaron 5 unidades a un precio neto por unidad por kilogramo de 200 pta. El peso total de las 5 unidades es de 12.65 kg, por un precio de línea de artículo de 2530 pta. Se aplica una tasa de IVA del 16%.
La Factura proporciona totales de importes del mensaje y subtotales de impuestos para las dos líneas de artículo de la siguiente manera (los importes están expresados ya redondeados):
Importe Neto Total de Factura: |
4.690 pta. |
(MOA código 79) |
Total de Minoraciones del Importe Bruto: |
141 pta. |
(MOA código 260) |
Total Importe Punto Verde |
10 pta. |
(MOA código 176) |
Base Imponible Total: |
4.549 pta. |
(MOA código 125) |
Importe Total de Impuestos: |
728 pta. |
(MOA código 176) |
Total a Pagar: |
5.277pta. |
(MOA código 139) |
UNH+ME000001+INVOIC:D:93A:UN:EAN007'
BGM+380+IN432097'
DTM+137:19940308:102'
RFF+ON:ORD9523'
RFF+DQ:ALB333'
NAD+BCO+++EMPRESA B SA+ESCORIAL, 56+SEVILLA++41007'
RFF+VA:A41654321’
NAD+SCO+++EMPRESA A SA::R.M. ALICANTE 29/1/45, TOMO
4.345,:G.1.645+C/ARENAS, 14+JIJONA, ALICANTE++03100'
RFF+VA:A03123456'
NAD+MR+8454321000003::9'
NAD+MS+8412345000003::9++++JIJONA'
NAD+BY+8454321000003::9'
NAD+SU+8412345000003::9++++JIJONA'
NAD+DP+8454321000119::9'
LIN+1++8412345111112:EN'
QTY+47:40'
MOA+66:2160'
PRI+AAB:60'
ALC+A+++1'
PCD+1:10'
MOA+204:240’
ALC+C+++2+VEJ'
MOA+23+10'
UNS+S'
CNT+2:1'
MOA+79:4690'
MOA+260:141'
MOA+125:4549'
MOA+176:728'
MOA+139:5277’
TAX+7+VAT+++:::16'
MOA+176:728'
MOA+125:4549’
TAX+7+ENV'
MOA+176+10'
UNT+34+ME000001'